Новошахтинск
Официальный сайт Администрации города
Факты

Среднемесячная заработная плата работников по полному кругу предприятий за январь-сентябрь 2019 г. увеличилась на 10,9 % по сравнению с соответствующим периодом прошлого года и составила 24 182,20 руб.

Регламент работы Администрации города

Утвержден распоряжением Мэра города  от 29.06.2007 № 381

Внесённые изменения:

от 10.03.2008 № 924

от 10.02.2009 № 131

от 16.10.2009 № 1036

от 23.11.2009 № 1172  

от 29.09.2010 № 731

от 09.11.2011 № 911

от 30.09.2016 № 218

 

1. Общие положения


1.1. Администрация города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования «Город Новошахтинск» в соответствии с Уставом города.

1.2. В своей деятельности Администрация города руководствуется: Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами РФ, Указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, Уставом Ростовской области, областными законами и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области, Указами Главы Администрации (Губернатора) области, постановлениями и распоряжениями Администрации Ростовской области, Уставом города Новошахтинска, решениями городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города города, настоящим Регламентом.

1.3. Мэр города является высшим должностным лицом города, возглавляет Администрацию города и руководит ею на принципах единоначалия.

1.4. Заместители Главы Администрации города выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей, установленных распоряжением Администрации  города.

Проект распоряжения Администрации  города о распределении обязанностей между Мэром города, как Главой Администрации города и его заместителями, готовится управляющим делами в 2-х месячный срок после вступления в должность Мэра города. Внесение изменений в распоряжение Мэра города о распределении обязанностей проводится в том же порядке.

На время отсутствия одного из заместителей Главы Администрации города его обязанности, как правило, возлагаются на другого заместителя Главы Администрации города в соответствии с порядком замещения заместителей Главы Администрации города.

1.5. Во всех случаях, когда Мэр города не может выполнять свои обязанности, их временно исполняет первый заместитель Главы Администрации города, а в случае отсутствия первого заместителя – один из заместителей Главы Администрации города, на которого распоряжением Администрации города возлагается исполнение обязанностей.

1.6. Структурные подразделения Администрации города не являются юридическими лицами и подчиняются Мэру города, заместителям Главы Администрации города или управляющему делами в соответствии с распределением обязанностей между ними, установленных распоряжением Администрации города.

Структурные подразделения Администрации города действуют на основании Положений о них, разрабатываемых их руководителями и утверждаемых Мэром города в месячный срок со дня их образования. Организует и контролирует эту работу общий отдел Администрации города.

Утвержденные Мэром города Положения о структурных подразделениях Администрации города хранятся в общем отделе, в соответствующих структурных подразделениях Администрации города.

Руководители структурных подразделений Администрации города в месячный срок со дня назначения и далее, по мере необходимости, разрабатывают должностные инструкции всех подчиненных сотрудников и представляют их на утверждение курирующим заместителям Главы Администрации города или управляющему делами.

Утвержденные заместителями Главы Администрации города, или управляющим делами должностные инструкции находятся в личных делах сотрудников в общем отделе, копии - в соответствующих структурных подразделениях Администрации города.

1.7. Отдельные направления деятельности Администрации города могут регламентироваться и конкретизироваться специальными инструкциями, которые разрабатываются под руководством управляющего делами.

1.8. Работники Администрации города несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной и конфиденциальной информации.

1.9. В Администрации города используются автоматизированные системы - базы данных: БД «Контроль исполнения документов», ВД «Дело», БД лицензий на розничную торговлю алкоголем, правовые БД «Консультант Плюс», «Консультант Плюс «Бухгалтер», ПП «Парус 4.00 модуль зарплата», БД «Обращения граждан».
При необходимости могут разрабатываться и внедряться другие системы.

1.10. Правила и порядок работы с документами устанавливаются в соответствии с основными положениями типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти применительно к местному самоуправлению, а так же в соответствии с требованиями к оформлению документов, введенными Унифицированной системой организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003. Они обязательны для всех муниципальных служащих и технических работников Администрации города.

2. Кадровая работа

2.1. Порядок формирования структуры и штатов Администрации города определяется Уставом города Новошахтинска, федеральным и областным законодательством, решениями Новошахтинской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Мэра города.

2.2. Структура Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города определяется Мэром города и утверждается городской Думой в порядке, установленном Уставом города.

2.3. Штатное расписание Администрации города утверждается распоряжением Мэра города.
По личному составу издаются распоряжения Администрации города.
Штатные расписания отраслевых (функциональных) органов Администрации города утверждаются распоряжениями Администрации города, по представлению их руководителей.

2.4. Организация работы с кадрами в Администрации города осуществляется общим отделом Администрации города.

2.5. Формирование штата Администрации города осуществляется на основе индивидуального подбора кадров, с использованием резерва на выдвижение, а также путем проведения конкурсов. Сотрудники Администрации города принимаются на работу в соответствии с действующим законодательством о труде, с учетом особенностей, установленных федеральным и областным законодательством для муниципальной службы.

2.6. Предложения по назначению и освобождению кадров готовятся заместителями Главы Администрации города по курируемым направлениям работы и управляющим делами в соответствии с квалификационными требованиями, предъявляемыми к работнику, установленными Областным законом «О муниципальной службе в Ростовской области».

2.7. Кандидаты для назначения на должность проходят собеседования:
- заместители Главы Администрации города и управляющий делами - с Мэром города и с руководителями служб Администрации области;
- начальники структурных подразделений Администрации города - с заместителями Главы Администрации города, курирующими эти подразделения, и управляющим делами, Мэром города;
- специалисты - с руководителем структурного подразделения Администрации города, заместителем Главы Администрации города, управляющим делами, курирующими соответствующее структурное подразделение.

2.8. Кандидат при поступлении на муниципальную службу предоставляет документы в соответствии с Областным законом «О муниципальной службе в Ростовской области».
Администрация города в случае сомнения подлинности представленных документов вправе проверять сведения, представленные гражданином при поступлении на муниципальную службу.

2.9. Кандидатуры, которым по характеру данной должности необходим допуск к государственной и иной охраняемой законом тайне, могут быть назначены на эти должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке.

2.10. При приеме на работу с работниками заключается трудовой договор в письменной форме.

2.11. Распоряжения по личному составу (прием, увольнение, перевод, отпуск, командировка и др.) готовятся общим отделом в порядке, оговоренном в разделе 5 настоящего Регламента, и после подписания Мэром города направляются в общий отдел и отдел бухгалтерского учета.

2.12. На всех принятых работников общим отделом оформляется личное дело. Порядок ведения личных дел регламентируется Положением о ведении личных дел муниципальных служащих, утвержденным постановлением Администрации  города.

2.13. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия занимаемой должности работников Администрации города, а также для решения вопросов присвоения квалификационных разрядов проводится аттестация. Порядок и условия проведения которой определяются Положением «Об аттестации муниципальных служащих, замещающих муниципальную должность муниципальной службы в органах местного самоуправления города Новошахтинска», утвержденным решением Новошахтинской городской Думы.

2.14. Повышение квалификации сотрудников обеспечивается путем участия в семинарах, научно-практических конференциях, обучения в специализированных учебных заведениях, изучения опыта работы других городов.

2.15. Вопросы поощрения и дисциплинарного взыскания работников Администрации города определяются Трудовым кодексом РФ, Областным законом «О муниципальной службе в Ростовской области» и нормативно-правовыми актами Администрации города.

2.16. Заявления по личному составу (о предоставлении отпуска, об оказании материальной помощи, о выплате компенсации на лечение, о служебных перемещениях) подаются на имя Мэра города с визой непосредственного руководителя.
Мэр города согласовывает свой отпуск с Главой Администрации (Губернатором) области в форме заявления, завизированного согласно Регламенту Администрации Ростовской области.
На основании заявления, согласованного с Главой Администрации (Губернатором) области, издается соответствующее распоряжение по Администрации города.

2.17. Работа по оформлению и выдаче полисов обязательного медицинского страхования, составление списков по персонифицированному пенсионному учету и подготовка документов для назначения пенсий работникам Администрации города обеспечивается общим отделом.

2.18. Контроль за ежегодной подачей муниципальными служащими деклараций о доходах и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, в государственную налоговую инспекцию и проверку соблюдения ими ограничений, связанных с замещением должностей муниципальной службы, осуществляет общий отдел.

2.19. Прием (увольнение) муниципальных служащих в отраслевые (функциональные) органы Администрации города производится их руководителями в соответствии с действующим законодательством о труде, с учетом особенностей, установленных федеральным и областным законодательством для муниципальной службы.

3. Служебные удостоверения

3.1. Служебное удостоверение Администрации города является документом, удостоверяющим личность и должностное положение муниципального служащего.

3.2. Служебное удостоверение Администрации города оформляется работникам Администрации города, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации города и их заместителям на основании распоряжения о назначении на должность.

3.3. Служебное удостоверение оформляется:
- Мэру города - за подписью Главы Администрации (Губернатора) области на срок его полномочий;
- заместителям Главы Администрации города и управляющему делами - за подписью Мэра города;
- работникам Администрации города, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации города и их заместителям - за подписью Мэра города.

3.4. Оформление, выдача и обеспечение возврата служебных удостоверений возлагается на общий отдел. Для получения служебного удостоверения в общий отдел Администрации города представляется фотография 3 x 4 см. Учет выдачи и возврата служебных удостоверений осуществляется общим отделом в специальном журнале. При увольнении работника служебное удостоверение возвращается в общий отдел Администрации города. При утрате удостоверения работником (должностным лицом) пишется объяснительная записка на имя управляющего делами Администрации города с раскрытием обстоятельств утраты. После получения заявления об утрате удостоверения в десятидневный срок проводится служебное расследование и вносится предложение Мэру города по вопросу выдачи нового удостоверения.
Выдача нового удостоверения осуществляется после публикации в городской газете «Знамя Шахтера» объявления, данного лицом, утратившим удостоверение, о признании недействительным утраченного удостоверения.

4. Планирование работы

4.1. Деятельность Администрации города осуществляется в соответствии с организационным планом Администрации города Новошахтинска по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации на очередной год, утвержденным распоряжением Администрации города (далее – распоряжение).

4.2. Проект распоряжения готовит контрольно-организационный сектор Администрации города (далее – контрольно-организационный сектор) на основании материалов, предоставляемых первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным архитектором города, руководителями отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений Администрации города.

4.3. Оперативная деятельность Администрации города осуществляется в соответствии с утвержденным Мэром города, в случае отсутствия Мэра города – первым заместителем Главы Администрации города, планом мероприятий по Администрации города Новошахтинска на неделю (далее – план).

4.4. План на очередную неделю составляется контрольно-организационным сектором на основании материалов, предоставляемых первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным архитектором города во вторник предыдущей недели до 12.00 ч.

4.5. Вопросы, включаемые в план, должны излагаться четко и грамотно с указанием места и времени их рассмотрения.

4.6. План предоставляется Мэру города, первому заместителю Главы Администрации города, заместителям Главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, главному архитектору города, другим должностным лицам, определяемым контрольно-организационным сектором, а также в Правительство Ростовской области.

4.7. Контроль за выполнением мероприятий осуществляется Мэром города, первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным архитектором города в соответствии с распределением обязанностей согласно распоряжению Администрации города от 02.04.2014 № 76 «О распределении обязанностей между Мэром города Новошахтинска, первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным архитектором города».

Общий контроль за выполнением плана возлагается на управляющего делами Администрации города, который при утверждении плана на предстоящий период докладывает Мэру города о выполнении предыдущего плана.

4.8. В случаях, если мероприятия, включенные в план, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок, или намеченный вопрос не может быть своевременно вынесен на рассмотрение, первый заместитель Главы Администрации города, заместители Главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, главный архитектор города информируют об этом Мэра города за три дня до намеченного срока проведения мероприятия.

Мэр города рассматривает предложения о корректировке плана и принимает решение об их утверждении или отклонении.

4.9. Итоги проведения мероприятий подводятся Мэром города на еженедельных планерных совещаниях с первым заместителем Главы Администрации города, заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, главным архитектором города.

5. Порядок подготовки, оформления, издания и рассылки постановлений и распоряжений мэра города

5.1. Мэр города в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, Уставом города, нормативными правовыми актами Новошахтинской городской Думы, издает постановления Администрации города Новошахтинска по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения Администрации города Новошахтинска по вопросам организации работы Администрации города Новошахтинска (далее - акты).
5.2. Пункт исключен.

5.3. Постановления и распоряжения Администрации города по основной деятельности подписываются Мэром города или в его отсутствие первым заместителем Главы Администрации города.

5.4. Подготовка проектов постановлений Администрации города и организация работы с ними осуществляются в соответствии с требованием настоящего Регламента.

5.5. Постановления и распоряжения Администрации города по основной деятельности оформляются на бланках установленных образцов в общем отделе Администрации города.
Изменения и дополнения в постановления и распоряжения Администрации города вносятся соответствующими актами. Изменения и дополнения вносятся только в основной акт.
Ответственность за своевременное внесение изменений и дополнений в действующие постановления и распоряжения Администрации города, а также их отмена возлагается на заместителей Главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющего делами.

5.6. Правом вносить проекты постановлений или распоряжений обладают Мэр города, заместители Главы Администрации города, управляющий делами, структурные подразделения Администрации города, отраслевые (функциональные) органы Администрации города, государственные и муниципальные учреждения, предприятия.
Руководители предприятий и организаций города могут инициативным порядком направлять проекты актов заместителям Главы Администрации города или непосредственно в подразделения Администрации города по принадлежности вопросов для выработки заключения и внесения проектов в установленном порядке.

5.7. Проекты распоряжений по кадровым вопросам, объявлению дисциплинарных взысканий, премированию, проведению аттестации муниципальных служащих и конкурсов на замещение вакантных должностей, награждению «Благодарственным письмом Администрации города Новошахтинска» и «Благодарностью Мэра города Новошахтинска» готовятся общим отделом Администрации города.

5.8. Подготовка актов осуществляется на основании письменных или устных поручений Мэра города, поручений, определенных ранее принятыми нормативными актами, инициативным порядком.
В соответствии с поручением (разрешением) на подготовку акта заместители Главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города определяют исполнителей, список должностных лиц, визирующих проект (при необходимости такой список уточняется с начальником общего отдела).
В отдельных случаях для подготовки особо сложных проектов создаются рабочие группы из специалистов различных структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города. В состав рабочих групп могут включаться специалисты территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и других организаций по согласованию с ними.
Срок подготовки проектов от поручения (разрешения) до передачи на подпись устанавливается до 30 календарных дней, срочных - до 2 рабочих дней, если Мэром города не установлен другой конкретный срок.

5.9. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений, согласование и визирование их заинтересованными сторонами возлагается на заместителей Главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющего делами, включая и случаи внесения проектов руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города и другими организациями.

5.10. Проекты постановлений и распоряжений должны отвечать следующим требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству, ранее принятым постановлениям и распоряжениям Администрации города по данному вопросу во избежание повторений или противоречий;
- быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
- содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
- содержать указания конкретным исполнителям, объем работ и реальные сроки исполнения, а также пункт о возложении контроля за их исполнением соответствующему заместителю Главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющего делами, другим должностным лицам;
- если подготовленный акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготовленного акта;
- если принимаемые акты исключают действие ранее принятых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу;
- постановления и распоряжения, принимаемые в соответствии или во исполнение Конституции РФ, законов, указов, постановлений и распоряжений федеральных и областных органов власти и управления, городской Думы, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих документов.
- если к акту имеются приложения, то в тексте акта делается ссылка «согласно приложению №» или «приложение №». При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами 1,2,3 и т.д. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, графики, таблицы и другое.
- соответствовать правилам визирования служебных документов (личная подпись визирующего, расшифровка фамилии, должности, дата подписания).

5.11. К проекту постановления или распоряжения должны быть приложены все необходимые документы (подлинники или надлежаще заверенные копии), позволяющие достоверно установить правомерность принятия постановления или издания распоряжения. При необходимости получения отсутствующих документов либо нормативных или иных правовых актов, без которых невозможно осуществить правовую экспертизу документа, проект возвращается исполнителю.
Справочные и иные документы, прилагаемые к проектам актов, из общего отдела возврату не подлежат.

5.12. При внесении в принятый документ значительного количества изменений и (или) дополнений, а также при неоднократном их внесении следует оформлять распорядительный документ в новой редакции с одновременной отменой действующего распорядительного документа.

5.13. Объем постановлений, распоряжений не должен превышать 3-х страниц и приложений к ним - не более 5-ти страниц. Документы, превышающие такой объем, принимаются к производству по разрешению управляющего делами.

5.14. Подготовленный проект печатается на компьютере в одном экземпляре на чистом листе бумаги. Копия текста проекта постановления или распоряжения (со всеми приложениями), соответствующая тексту оригинала, должна быть представлена на магнитном носителе (дискете). Передаваемая в общий отдел дискета обязательно проверяется исполнителем на наличие вирусов. Ответственность за соответствие текста документа на магнитном носителе и бумажных копиях завизированному проекту возлагается на исполнителя.

5.15. Ниже подписи Мэра города указывается лицо, имеющее право на внесение соответствующего проекта постановления или распоряжения.

5.16. Согласование и визирование проекта организует исполнитель. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа акта в нижней его части и (или) на листе согласования. Перенос подписей Мэра города и визирующих лиц на следующий лист проекта без текста не допускается.
Виза включает в себя должность, личную подпись, инициалы, фамилию визирующего, дату. Не допускается отказ от визирования.
Визы проставляются в следующем порядке:
- заместитель (заместители) Главы Администрации города, в сферу деятельности которого входят затрагиваемые вопросы;
- руководитель структурного подразделения Администрации города, отраслевого (функционального) органа Администрации города, осуществляющий подготовку документа;
- исполнитель, осуществляющий подготовку документа, с полным указанием Ф.И.О., номера рабочего телефона;
- руководители заинтересованных структурных подразделений Администрации города, отраслевого (функционального) органа Администрации города, которым в документе предусматриваются задания или поручения;
- управляющий делами Администрации города;
- начальник юридического отдела Администрации города.
Проекты актов Администрации города, предусматривающие расходы за счет средств бюджета, подлежат обязательному визированию заведующей финансовым отделом Администрации города.
Проекты актов Администрации города, регулирующих отношения, связанные с управлением и распоряжением земельными участками, находящимися в муниципальной и государственной собственности, подлежат визированию председателем Комитета по управлению имуществом города.

5.17. Приложения к проектам актов Администрации города на последней странице визируют:
- управляющий делами Администрации города;
- руководитель структурного подразделения, которое вносит проект документа;
- начальник юридического отдела Администрация города.
Приложения визируются постранично.

5.18. Специалисты общего отдела и юридического отдела определяют полноту согласования проекта и, в случае необходимости, возвращают проект исполнителю с указанием об этом.
Проекты без визы управляющего делами и начальника юридического отдела на подпись Мэру города не предоставляются.

5.19. Проект акта, переданный должностному лицу на визирование, рассматривается им в течение не более 2-х рабочих дней, не считая дня передачи, а в случаях, требующих проведения экспертизы или подготовки заключения, не более 5 рабочих дней, не считая дня передачи. Срочные проекты визируются в течение одного рабочего дня.
Заместители Главы Администрации города визируют проекты с 12:00 до 16:00 часов каждого четверга недели.
За нарушение срока согласования проекта документа несет ответственность руководитель подразделения, в котором происходит согласование проекта.
В случае несогласия с текстом правового акта лицо, визирующее документ, предлагает свою формулировку в письменном виде. Замечания должностного лица, визирующего документ, излагаются отдельной запиской, которая прилагается к проекту документа.
В случае, если исправления и дополнения вносятся непосредственно в текст проекта документа (на любом свободном месте), каждое из них сопровождается подписью вносящего их должностного лица на полях, а на проекте рядом с подписью указывается: «с замечаниями по пункту …».
Если в проект акта вносятся изменения принципиального характера, то он может быть направлен на повторное визирование по указанию управляющего делами.
При наличии разногласий по проекту документа разногласия рассматриваются у заместителя Главы Администрации города, курирующего подразделение, готовившее документ, а при необходимости - у управляющего делами.

5.20. После визирования исполнитель передает проект акта с набором всех необходимых документов и на магнитном носителе (дискете) в общий отдел для проверки, обработки, исполнения на соответствующем бланке и подготовки к подписанию документа.
Прием согласованных проектов постановлений и распоряжений Администрации города для подписания на текущей неделе осуществляется до 12:00 часов каждого четверга недели.
Выдача зарегистрированных документов производится в следующий после подписания понедельник после 12:00 часов.

5.21. Проекты актов могут быть признаны не подготовленными к подписанию и возвращены на доработку в случаях:
- несоответствия действующему законодательству;
- отсутствия прилагаемых к проекту документов и нормативных актов, которые являются основанием для принятия нормативного акта;
- отсутствия необходимых согласований должностных лиц;
- отсутствия необходимых данных для осуществления контроля;
- неотредактированности;
- низкого качества исполнения текста;
- несоответствия положениям настоящего Регламента.

5.22. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах актов, не подлежит разглашению (распространению).
Организационную работу по подписанию постановлений и распоряжений Администрации города проводит управляющий делами.
Передача на подпись Мэру города подготовленных проектов, минуя управляющего делами, не допускается.

5.23. Подписанные Мэром города постановления и распоряжения оформляются на бланках установленного образца общим отделом. Сведения о заместителе Главы Администрации города, либо структурном подразделении, внесшем проект документа, переносятся отдельной строкой в подлинник документа и располагаются ниже подписи Мэра города.

5.24. Регистрация производится по каждому виду документов отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года. Первый экземпляр приложений к постановлениям или распоряжениям подписывает управляющий делами, копии приложений заверяет специалист общего отдела. Копии актов заверяются управляющим делами и специалистом общего отдела. Подпись заверяется штампом, при необходимости - печатью.

5.25. Общий отдел обеспечивает тиражирование документов, их рассылку заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку рассылки. Лист рассылки составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, вносившим проект документа, либо куратором. В необходимых случаях сотрудники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей. Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 5-ти дневный срок (считаются рабочие дни) после подписания, а срочных - в течение дня.
Рассылка документов регистрируется в общем отделе Администрации города. Копии актов передаются исполнителям специалистом общего отдела. Каждый экземпляр рассылаемого документа заверяется круглой печатью управления делами, подписью специалиста общего отдела и штампом «Копия верна».
Акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

5.26. Первые экземпляры актов хранятся в общем отделе Администрации города 5 лет, затем передаются на хранение в сектор по хранению муниципального архивного фонда Администрации города.

5.27. Снятие копий с документов по заявкам предприятий, учреждений города, структурных подразделений Администрации города, отраслевых (функциональных) органов Администрации города, заявлениям граждан осуществляется в 3-х дневный срок по письменному разрешению управляющего делами.
Передача копий актов представителям средств массовой информации осуществляется управляющим делами.
Замена или возврат ранее разосланных документов в случае необходимости производится по указанию управляющего делами.

5.28. Проекты актов, имеющие гриф «Для служебного пользования» или носящие секретный характер, оформляются службой по мобилизационной подготовке, согласовываются с управляющим делами Администрации города и представляются на подпись Мэру города.
Регистрация, оформление, тиражирование, рассылка и хранение подписанных актов осуществляется службой по мобилизационной подготовке самостоятельно. На бланке акта в правом верхнем углу проставляются слова «ДСП».

6. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов решений, вносимых на рассмотрение Городской Думы

6.1. Правом правотворческой инициативы в городской Думе обладает Мэр города, Администрация города Новошахтинска.

6.2. Ответственность за качественную и своевременную подготовку и согласование (визирование) проектов решений, вносимых на рассмотрение городской Думы по инициативе Мэра города, несут заместители Главы Администрации города по курируемым направлениям, управляющий делами.

6.3. Организационные вопросы, связанные с подготовкой, согласованием и внесением на рассмотрение городской Думы проектов решений, осуществляет Мэр города.

6.4. Основанием для подготовки проекта решения городской Думы являются:
- согласованное с Мэром города письменное предложение заместителя Главы Администрации города, руководителя отраслевого (функционального) органа Администрации города с обоснованием необходимости принятия данного решения и указанием срока его подготовки и внесения на рассмотрение городской Думы;
- поручение о подготовке решения, определенное в решении городской Думы, постановлении Мэра города.

6.5. Проекты решений городской Думы должны отвечать следующим требованиям:
- соответствовать федеральному и областному законодательству;
- тексты проектов должны быть тщательно отредактированными, четкими и ясными, исключающими многозначимость слов, словосочетаний;
- проекты решений городской Думы должны пройти финансовую, профессиональную (по отраслям деятельности) и правовую экспертизу, о чем представляются отзывы (заключения, справки, пояснения, рецензии) или проект визируется;
- в сопроводительном письме на имя председателя городской Думы (если вопрос неплановый) к проекту дается краткое обоснование причины внесения предложений, их актуальность, состояние проблемы в цифрах и фактах, возможные пути и требуемые средства, источники этих средств для решения вопроса, ожидаемый результат и возможные негативные последствия, а также указывается официальный представитель Мэра города – докладчик по рассматриваемому вопросу;
- если ранее принятое решение по выносимому вопросу выполнено или возникла необходимость в принятии нового решения, проект решения должен содержать пункт о признании утратившим силу предыдущего решения;
- в проекте решения должны быть указаны срок исполнения решения, срок вступления в силу, исполнители;

6.6. Визирование проекта решения Думы обеспечивает исполнитель. Проект решения Думы на визировании (согласовании) у должностных лиц может находиться не более трех рабочих дней, не считая дня передачи, а в случаях, требующих проведения экспертизы или подготовки заключения, не более 5 рабочих дней, не считая дня передачи. Все проекты решений городской Думы подлежат обязательному визированию Мэром города.

6.7. Проекты решений городской Думы передаются в аппарат городской Думы за 14 дней до дня заседания городской Думы.

6.8. Проекты решений городской Думы должны быть обсуждены в соответствующих постоянных комиссиях.

6.9. Автор проекта дорабатывает проект решения, если в него на заседании Думы внесены правки и замечания, визирует и сдает в аппарат городской Думы.

7. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения действия и хранения договоров и соглашений с участием Администрации города


7.1. Порядок подготовки, заключения, организации выполнения, прекращения действия и хранения договоров и соглашений с участием Администрации города, определяется настоящим Регламентом, постановлениями и распоряжениями Администрации города.

7.2. Инициатива заключения договоров и соглашений может исходить от территориальных органов федеральной исполнительной власти, органов исполнительной власти Ростовской области, органов местного самоуправления, Мэра города Новошахтинска, заместителей Главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации города, российских и зарубежных предприятий и организаций.

7.3. Основанием для подготовки проектов и соглашений или организации подписания представленных документов является резолюция Мэра города Новошахтинска на письме с предложением-обоснованием о заключении договора, соглашения.
Срок подготовки определяется поручением Мэра города Новошахтинска. Если срок не указан, то проект согласовывается в течение 30 дней.

7.4. Подготовку, согласование (визирование и организацию подписания проводит заместитель Главы Администрации города, управляющий делами Администрации города вносящий предложение о заключении договора (соглашения) или которому поручена подготовка договора (соглашения).

7.5. Состав визирующих и порядок согласования определяет лицо, выступившее инициатором подписания соглашения, договора.
В числе визирующих в обязательном порядке предусматриваются:
руководитель отраслевого (функционального) органа Администрации города, если вносит проект;
заместитель Главы Администрации города, управляющий делами Администрации города - инициатор (куратор);
заместитель Главы Администрации города по вопросам экономики, бюджета, финансовой политики, заведующая финансовым отделом Администрации города, главный бухгалтер Администрации города, если в проекте есть финансовые вопросы;
начальник юридического отдела Администрации города – визирует все проекты.

7.6. Визы располагаются на последнем листе текста проекта договора (соглашения). Возможен также сбор виз на листе согласования, который изготавливает исполнитель к каждому конкретному проекту соглашения, договору.

7.7. Поступающие в Администрацию города договоры (соглашения) через соответствующих заместителей Главы Администрации города в зависимости от характера затрагиваемых вопросов передаются в структурные подразделения Администрации города, отраслевые (функциональные) органы Администрации города для рассмотрения, подготовки предложений и замечаний, и после визирования направляются в юридический отдел Администрации города для согласования. Срок для согласования - пять рабочих дней, не считая дня передачи.

7.8. В случае невозможности согласования или получения предложений и замечаний юридический отдел Администрации города готовит протокол разногласий либо заключение о невозможности подписания договора и направляет его через соответствующих заместителей Главы Администрации города в зависимости от характера затрагиваемых вопросов в соответствующую организацию. Срок для рассмотрения в случае подготовки протокола разногласий - семь рабочих дней, не считая дня передачи.

7.9. Завизированный проект документа и оформленными экземплярами договора (соглашения) передается исполнителем Мэру города Новошахтинска для подписания или заместителю Главы Администрации города, имеющему соответствующую доверенность.
Количество экземпляров соглашений, договоров определяется по числу подписывающих сторон без учета, завизированного проекта.

7.10. Ответственность за организацию процедуры подписания договора, соглашения несет заместитель Главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, которому поручено готовить документ.

7.11. Структурные подразделения Администрации города, отраслевые (функциональные) органы Администрации города ответственные за подготовку и оформление договоров, соглашений, в 3-дневный срок с момента их подписания всеми сторонами передают под роспись подлинник договора, соглашения, основание для подготовки договора, соглашения и лист согласования к ним в общий отдел для регистрации, учета и хранения.
Подписанные договора (соглашения) заверяются гербовой печатью.

7.12. По требованию заместителя Главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителя структурного подразделения Администрации города, отраслевого (функционального) органа Администрации города договор (соглашение) передается ему под роспись и хранится у лица его запросившего.

7.13. Договоры (соглашения), предусматривающие осуществление финансирования, подлежат регистрации в финансовом отделе Администрации города.

7.14. Тексты договоров, соглашений по истечении срока действия передаются общим отделом для хранения в архив.

8. Организация контроля и проверки исполнения документов

8.1. Контроль за своевременным и полным исполнением документов, поступающих в Администрацию города, поручений Главы Администрации (Губернатора) области, осуществляют Мэр города, его заместители, управляющий делами, руководители отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений Администрации города.

8.2. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесение изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.

8.3. Документы, поступившие в Администрацию города, принимаются, учитываются и регистрируются в контрольно-организационном секторе Администрации города с 8.00 и до 16.30. Документы, поступившие с пометками «Срочно» и «Весьма срочно» регистрируются и после 16.30 и передаются для резолюции.

8.4. Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете проставляется дата получения и он передается адресатам. Если в таком пакете находится служебный документ, то после его прочтения адресатом он передается в контрольно-организационный сектор Администрации города для регистрации. Корреспонденция с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) передается ответственному специалисту.

8.5. На документах, поступивших в Администрацию города и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

8.6. Регистрация входящих и исходящих документов.

8.6.1. Регистрация входящих и исходящих документов, а также их отправка осуществляется в контрольно-организационном секторе Администрации города с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» согласно Инструкции по делопроизводству Администрации Ростовской области в соответствии с делением документов на следующие виды:

- распоряжения, постановления, решения, протоколы Администрации Ростовской области и областных структур, Областные законы;

- областные письма, в том числе носящие ответный характер;

- местные инициативные письма за подписью Мэра города, заместителей Главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

8.6.2. Остальная исходящая документация регистрируется в общем отделе Администрации города, в этом случае элементы номера записываются в следующей последовательности: код подразделения, готовившего ответ, через тире индекс дела, через тире код должностного лица, которое подписало документ, и через косую черту – порядковый номер исходящего документа.


8.7.Зарегистрированные документы с резолюцией руководителя передаются специалистом контрольно-организационного сектора Администрации города ответственному исполнителю. В случаях переподписания документа другим исполнителям документ передается исполнителям через специалиста контрольно-организационного сектора Администрации города.

8.8. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты, рекламные проспекты.

8.9. Письменные обращения и заявления граждан, поступившие на имя Мэра города Новошахтинска, если они соответствуют требованиям Областного закона «О порядке и сроках рассмотрения обращений граждан», передаются в общий отдел.

8.10. Поручения по рассмотренным документам отражаются в резолюциях. Направление документов с резолюцией в два и более адресов обеспечивается специалистом контрольно-организационного сектора. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (указание) о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.

8.11. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;
- поступивших из других организаций, учреждений и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из сроков, установленных законодательством, или срока, установленного организацией, направившей документ. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- по запросам депутатов Законодательного Собрания Ростовской области - в течение 14 дней;
- по запросам депутатов Государственной Думы, городской Думы - в месячный срок со дня его получения;
- при наличии в документах разных сроков исполнения по отдельным пунктам, сроком исполнения документа является наиболее поздний срок;
- с пометками «Весьма срочно» - в 3-дневный срок, «Срочно» - в 5-дневный срок, если руководителем не определен другой конкретный срок.

8.12. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения Администрации города в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением через специалиста контрольно-организационного сектора Администрации города.
Руководители структурных подразделений не позднее следующего дня передают рассмотренную корреспонденцию с конкретной резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности по фактическому исполнению специалисту контрольно-организационного сектора Администрации города.

8.13. На контрольные распоряжения, постановления, решения, указы, протоколы Администрации Ростовской области и областных структур, а также на областные законы, требующие внесения изменений в нормативные акты органа местного самоуправления ведется база контрольных документов и контрольные дела с использованием БД «АСКИД», разработанной Администрацией Ростовской области.
На каждый документ формируются: электронная накопительная папка исполнителя, электронная контрольная карточка, информационный лист (отчет по исполнению), в котором указываются номера и тексты контрольных пунктов, ответственные за исполнение, сроки исполнения, упреждающие сроки контроля, позволяющие внести необходимые коррективы в процесс выполнения.
Специалист контрольно-организационного сектора Администрации города, ответственный за контроль исполнения нормативных документов, направляет копии контрольных карточек и нормативного документа руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации города с поручением Мэра города о контроле и исполнении документа. Контрольное дело ведется на распоряжения, постановления, решения, протоколы, областные законы, указы, подлежащие контролю. В контрольном деле содержатся:
- документ, взятый на контроль, с резолюцией Мэра города;
- контрольная карточка;
- план мероприятий по организации контроля с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение документа;
- отчетные документы отраслевых (функциональных) органов Администрации города и других исполнителей;
- справки о результатах проверок и иная переписка о ходе исполнения документа;
- информация, направляемая в органы исполнительной власти области, ответственные за контроль исполнения нормативных документов.

8.14. Должностное лицо, указанное в резолюции первым, обеспечивает:
- внесение в копию контрольной карточки сведений о должностных лицах, ответственных за исполнение контрольных пунктов и передачу ее для ознакомления должностному лицу Администрации города, ответственному за контроль исполнения нормативных документов;
- осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения документа, плана мероприятий и принятых решений по его выполнению.
- ведение накопительной папки с планом мероприятий по реализации документа и информацией о принимаемых мерах по выполнению документа (переписка, проведенные совещания, принятые решения и информация об их выполнении, проверки, данные о ходе выполнения документа и т.д.);
- внесение предложений по мерам направленным на выполнение документа;
- подготовку информации в вышестоящие органы исполнительной власти;
- направление, в соответствии с указанными в контрольной карточке сроков, информации о ходе выполнения документа должностному лицу, ответственному за контроль исполнения нормативных документов.

8.15. Специалист контрольно-организационного сектора Администрации города, ответственный за контроль исполнения нормативных документов, используя базу данных контрольных документов, осуществляет контроль и анализ их исполнения.
Исполненные контрольные документы обрабатываются и хранятся в архивном файле «Отработанные дела».
Отправка ответов по контрольным документам осуществляется исполнителями. Регистрация исходящих писем на бланке Администрации города производится общим отделом Администрации города.

8.16. Специалист контрольно-организационного сектора Администрации города в порядке упреждающего контроля осуществляет следующие мероприятия:
- анализ и проверка исполнения документов и поручений в отраслевых (функциональных) органах Администрации города на основании сводных отчетов;
- контроль за выполнением принятых решений.

8.17. Специалист контрольно-организационного сектора Администрации города осуществляет контроль исполнения документов путем анализа информации о ходе исполнения с использованием БД «АСКИД», а так же проведения выездных проверок, возглавляемых управляющим делами Администрации города.
План проведения управляющим делами Администрации города контрольных мероприятий утверждается Мэром города или первым заместителем Главы Администрации города.
В случае нарушения хода выполнения контрольных правовых актов проводятся совещания с заслушиванием ответственных должностных лиц, допустивших не исполнение контрольных правовых актов.
Если в процессе реализации нормативного документа выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, то лицом, ответственным за выполнение данного документа, готовится на имя Мэра города за подписью руководителя, осуществляющего контроль, аргументированное представление о продлении срока действия данного документа, его изменении, приостановлении либо отмене в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения и соответственное обращение в орган исполнительной власти области, ответственный за контроль исполнения данного областного нормативного документа.
При получении ответа делается соответствующая отметка в контрольной карточке.
Продление срока исполнения нормативного документа или отдельных его положений должно быть оформлено не менее чем за 5 дней до истечения срока его выполнения.
В противном случае нормативный документ или отдельные их положения считаются не исполненными в срок, о чем специалист общего отдела информирует управляющего делами Администрации города.

8.18. Организация контроля исполнения постановлений и распоряжений Мэра города:

8.18.1. Контроль за своевременным и полным исполнением постановлений и распоряжений Мэра города (далее - документов) осуществляют заместители Главы Администрации города, управляющий делами, руководители структурных подразделений администрации города.

8.19. При выполнении всех пунктов контрольного документа, документ снимается с контроля. Снятие документа с контроля не прекращает его действие.

8.20. Сдача документов в архив производится на основании утвержденной номенклатуры.

9. Порядок представления к награждению государственными наградами Российской Федерации


9.1. Государственные награды Российской Федерации (далее - государственные награды) являются высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед государством.
Представление к награждению государственными наградами Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 02.03.1994. № 442 «О государственных наградах Российской Федерации».

9.2. Ходатайства о награждении государственными наградами возбуждаются в коллективах предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.
Для представления к награждению граждан в общий отдел Администрации города необходимо представить на имя Мэра города:
- письмо-ходатайство коллектива за подписью руководителя на бланке организации о награждении, в котором указывается Ф.И.О., должность награждаемых, вид награды, за какие заслуги представляется к награждению, согласованное с заместителем Главы Администрации города, курирующим отрасль;
- проекты писем-ходатайств на имя Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области и Полномочного представителя Президента РФ в Южном федеральном округе за подписью Мэра города, в которых кратко указываются мотивы представления к награждению, наименование награды (согласованные с руководителями отраслевых федеральных структур), отражаются технико-экономические показатели, финансовое положение предприятия, данные об уплате налогов во все уровни бюджетов и выплате заработной платы работникам (справки прилагаются);
- наградной лист (в 3 экз.).
Характеристики представленных к награждению должны отражать в полной мере характер и степень конкретных заслуг перед государством за последние 5 лет, соответствовать требованиям статусов орденов, положений о медалях и почетных званиях.

9.3. Общий отдел Администрации города проверяет правильность оформления наградных материалов, визирует управляющим делами, который передает их на подпись Мэру города.

9.4. Наградные документы на руководителей предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности перед подписанием наградных листов Главой Администрации (Губернатором) области согласовываются с первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области и первым заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - Вице-губернатором.

9.5. Доставка наградных документов в службу по государственным наградам Главного управления государственной и муниципальной службы, организационной и кадровой работы Администрации Ростовской области осуществляется самостоятельно сотрудниками предприятий, организаций, учреждений.

10. Порядок представления к награждению Благодарностью мэра города Новошахтинска, Благодарственным письмом Администрации города 


Порядок награждения «Благодарностью Мэра города Новошахтинска», «Благодарственным письмом Администрации города Новошахтинска» определяется Положениями о них, утвержденными Мэром города.

10.1. По случаю юбилейных, знаменательных дат, профессиональных праздников и иных событий гражданам и коллективам предприятий, учреждений и организаций
независимо от форм собственности могут вручаться Благодарственные письма и Приветственные адреса.

10.2. Ходатайство о представлении к награждению на имя Мэра города, согласованное с курирующим отрасль заместителем Главы Администрации города, управляющим делами, должно быть представлено за месяц до торжественной даты в общий отдел Администрации города.

10.3. Основанием для подготовки документов о награждении или наградных документов является резолюция Мэра города.
Подготовкой первоначальных материалов и текстов осуществляет соответствующее структурное подразделение, отраслевой (функциональный) орган Администрации города, приветственные адреса в адрес иногородних организаций и граждан готовит общий отдел. Текст Приветственного адреса, Благодарственного письма согласовывается с управляющим делами Администрации города.

10.4. Изготовление бланков наградных документов и печатание текстов осуществляет общий отдел Администрации города.

10.5. Подписывает наградные документы Мэр города.

10.6. Вручение «Благодарности Мэра города Новошахтинска», «Благодарственного письма Администрации города», проводит Мэр города или по его поручению другие должностные лица Администрации города.

11. Порядок официального опубликования нормативных правовых актов и работы с опубликованными критическими материалами в средствах массовой информации


11.1. Нормативные правовые акты, издаваемые Мэром города, затрагивающие права, свободы, обязанности человека и гражданина подлежат обязательному официальному опубликованию. Под официальным опубликованием понимается помещение полного, точного текста вновь принятого нормативного акта со всеми его формальными атрибутами в городской газете «Знамя Шахтера».

11.2. Решение об официальном опубликовании акта Мэра города оформляется отдельным пунктом данного нормативного правового акта по форме: «Настоящее постановление (распоряжение) вступает в силу с момента его официального опубликования в городской газете «Знамя Шахтера».

11.3. Организационные вопросы по опубликованию проводит управляющий делами Администрации города.

11.4. Управляющий делами Администрации города осуществляет учет критических материалов в СМИ и в трехдневный срок информирует о них Мэра города, заместителей Главы Администрации города и руководителей структурных подразделений Администрации города.

11.5. Заместители Главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города не позднее двух недель с момента опубликования критических материалов направляют в соответствующие средства массовой информации итоги рассмотрения публикации. Ответы должны носить конкретный характер с обязательным указанием мер на выступления в СМИ.

12. Порядок проведения рабочих и оперативных совещаний в Администрации города

В Администрации города проводятся следующие совещания:

1 - рабочие;

2 - оперативные;

3 - проводимые заместителями Главы Администрации города и

управляющим делами.

12.1. Рабочие совещания.

12.1.1. Рабочие совещания проводятся Мэром города в 16.00 ч в малом зале Администрации города по 2-м, 4-м понедельникам с участием заместителей Главы Администрации города, управляющего делами, руководителями отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений Администрации города, руководителями структурных подразделений территориальных органов федеральной исполнительной власти, органов исполнительной власти Ростовской области, предприятий и учреждений города. Персональный состав участников утверждается Мэром города.

12.1.2. На рабочих совещаниях заслушивается оперативная обстановка в городе и вопросы согласно плану работы, утвержденному Мэром города. На совещании определяются задачи заместителям Главы Администрации города, управляющему делами, руководителям отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений Администрации города, руководителям предприятий и учреждений города.

12.1.3. Организационную подготовку, обеспечение явки участников и ведение протокола рабочего совещания осуществляет общий отдел Администрации города.

12.2. Оперативные совещания.

12.2.1. Оперативные совещания проводятся еженедельно по пятницам в 9.00 ч Мэром города.

12.2.2. Состав участников оперативного совещания определяется Мэром города; кроме заместителей Главы Администрации города и управляющего делами приглашаются лица, присутствие которых необходимо для решения конкретных оперативных вопросов.

12.2.3. Организационную подготовку, обеспечение явки участников и ведение протокола оперативного совещания осуществляет управляющий делами.

12.3. Совещания, проводимые заместителями Главы Администрации города и управляющим делами.

12.3.1. Совещания, проводимые заместителями Главы Администрации города и управляющим делами, проводятся по мере необходимости, но не реже 1 раза в 2 недели.

12.3.2. Организационную подготовку, обеспечение явки участников и ведение протокола осуществляет лицо, назначенное соответствующим заместителем Главы Администрации города, управляющим делами.

12.3.3. На совещания приглашаются руководители отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений Администрации города, предприятий и учреждений города, курируемые данным заместителем, управляющим делами.

12.3.4. На совещаниях решаются вопросы, закрепленные за данным руководителем, планируется работа на следующую неделю, присутствующим даются поручения и ведется контроль за их исполнением.

13. Печати, бланки документов и штампы

13.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

13.2. В Администрации города имеются следующие печати:
Гербовая печать – «Администрация г. Новошахтинска Российская Федерация Ростовская область». Ставится на документах, подписанных Мэром города, его заместителями, управляющим делами, на финансовых документах. Хранится у управляющего делами.
Выездная гербовая печать – «Администрация г.Новошахтинска Российская Федерация Ростовская область». Выдается под роспись Мэру города, его заместителям, начальникам отделов в случае необходимости подписания документов за пределами г.Новошахтинска. Возвращается не позднее следующего дня после окончания командировки. Хранится у управляющего делами.
Простые печати с обозначениями «Администрация г.Новошахтинска Ростовской области»:
«Управление делами» - ставится на копиях постановлений и распоряжений Мэра города, справках, письмах, графиках структурных подразделений, протоколах и постановлениях комиссии по делам несовершеннолетних.
«Муниципальная административная комиссия при администрации г.Новошахтинска» - ставится на документах, регламентирующих работу комиссии.
«Муниципальный архив по хранению архивного фонда Администрации города» - ставится на документах, регламентирующих работу сектора по хранению муниципального архивного фонда Администрации города.
«Отдел по общественным связям и взаимодействию с населением» - ставится на документах, регламентирующих работу отдела.
«Спецчасть» - заверяются документы, связанные с секретным делопроизводством;
«Бухгалтерия» - ставится на документах, регламентирующих работу отдела.

13.3. Весь процесс документирования в Администрации города ведется на бланках, которые имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

13.4. В Администрации города применяются следующие бланки:
- бланки постановлений Администрации города;
- бланки распоряжений Администрации города;
- бланки писем Администрации города;
- общие бланки с наименованием структурных подразделений Администрации города;

13.5. На бланках писем Администрации города подписывают письма Мэр города, его заместители, управляющий делами.

13.6. Руководители структурных подразделений Администрации города подписывают письма на бланках структурных подразделений Администрации города.

13.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

13.8. Бланки и штампы должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

13.9. Образцы печатей и штампов согласовываются и утверждаются управляющим делами.

13.10. Заказы на изготовление печатей и штампов с их образцами подаются управляющему делами.

13.11. Заказ и получение изготовленных печатей и штампов возлагается на общий отдел.

13.12. Оттиски изготовленных печатей и штампов до выдачи их заказчикам регистрируются в общем отделе, печати и штампы выдаются под роспись сотрудникам, отвечающим за их использование и сохранность.

13.13. Пришедшие в негодность и аннулированные печати возвращаются управляющему делами и уничтожаются по акту.

14. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

14.1 Администрация города рассматривает обращения граждан, организует прием населения по вопросам своей компетенции.
Письменные предложения, заявления и жалобы граждан, адресованные Мэру города, его заместителям, управляющему делами, принимаются и учитываются в общем отделе Администрации города в котором оформляется регистрационно-контрольная карточка. На лицевой стороне первого листа обращения проставляются штамп, дата поступления, регистрационный номер.
Письменные обращения граждан, адресованные руководителям структурных подразделений, регистрируются в структурных подразделениях.
На доклад Мэру города передаются коллективные обращения, содержащие общественно-значимый характер, вопросы деятельности кадров (назначения, злоупотребления), обращения, связанные с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов, а также обращения, поступившие из вышестоящих органов власти, взятые ими на контроль.
Поступившие в адрес руководителей Администрации города обращения с пометкой «Лично» не вскрываются. Они передаются для рассмотрения адресату. Не допускается передача обращений от одного исполнителя другому, минуя общий отдел Администрации города.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.
Сотрудник общего отдела передает обращения граждан исполнителям согласно резолюции для работы с обращениями.
Если в резолюции по исполнению обращения граждан значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения обращения проводит должностное лицо, указанное первым. Информация по исполнению поручения представляется в адрес исполнителя, указанного в резолюции первым.
Первому исполнителю направляется оригинал обращения, остальным - ксерокопии.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения за исключением случая, когда текст письменного обращения не поддаётся прочтению, в этом случае ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чём сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаётся прочтению.

14.2. Письменное обращение, поступающее в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, срок рассмотрения обращения может быть продлен Мэром города, его заместителями, управляющим делами, не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
3 абзац - исключен.
Обращения граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.
14.3. Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявитель проинформирован о результатах в письменной форме.
Ответы на обращения граждан подписываются Мэром города, его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделений Администрации города.
Исполнитель готовит ответ заявителю за подписью Мэра города, его заместителей. При этом, при необходимости, на имя должностного лица, которому было поручено рассмотрение обращения, пишется письмо с информацией (в 2 экз.) о рассмотрении обращения и с просьбой о снятии его с контроля.
Если ответы не содержат полной информации о решении поднятых в обращении вопросов, подготовлены с ошибками, то они возвращаются общим отделом исполнителям на доработку.
Не разрешается направлять ответы заявителям каждому из исполнителей за своей подписью (если их в резолюции несколько), в этом случае исполнителем, записанным первым в резолюции, готовится общий ответ за подписью должностного лица, которому было поручено рассмотрение обращения.
Ответы на обращения, подписанные Мэром города, его заместителями, управляющим делами, регистрируются в общем отделе и отправляются заявителям специалистами общего отдела.
Основанием для снятия обращения с контроля является резолюция руководителя на письме о выполнении обращения и о снятии обращения с контроля или подписанный руководителем ответ на обращение.
Ответы на обращения граждан с резолюцией Мэра города, исполненные с нарушением сроков рассмотрения, принимаются общим отделом только с объяснительной запиской на имя Мэра города с объяснением причин нарушения сроков рассмотрения.
Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в общем отделе.

Если в результате рассмотрения жалоба гражданина на действия (бездействия) или решение должностного лица признаётся обоснованной, принимается решение о применении мер ответственности, установленных законодательством, к должностному лицу, допустившему нарушения в ходе исполнения муниципальной функции.

Должностные лица, работающие с обращениями граждан, несут установленную законодательством ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов


14.4. Специалист общего отдела, ответственный за работу с письменными обращениями граждан, ежемесячно делает статистический анализ поступающих обращений и ежеквартально – текстовой.

14.5. Специалист общего отдела, ответственный за работу с обращениями граждан, осуществляет напоминание исполнителям о сроках исполнения обращений граждан за 7 дней до срока исполнения.

14.6. Отраслевые (функциональные) органы Администрации города ежеквартально до 10 числа следующего за кварталом месяца представляют в общий отдел отчет о рассмотрении письменных и устных обращений граждан.

15. Организация личного приема граждан

15.1. Личный прием граждан осуществляется Мэром города, его заместителями, руководителями структурных подразделений Администрации города.
График личного приема граждан ежегодно составляется специалистом общего отдела, утверждается Мэром города, вывешивается в Администрации города на доступном для обозрения месте, публикуется в СМИ. В случае необходимости на прием приглашаются руководители структурных подразделений Администрации города, предприятий, организаций.
Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к Мэру города, организация личного приема возлагается на специалиста контрольно-организационного сектора.
Запись на личный прием к Мэру города проводится еженедельно.
Делопроизводство по личному приему граждан Мэром города ведется специалистом контрольно-организационного сектора, заместителями Главы Администрации города - специалистами курируемых подразделений Администрации города, руководителями структурных подразделений - в структурных подразделениях. Регистрируются обращения граждан на карточках регистрации личного приема граждан.
Общий учет обращений граждан на личных приемах ведется специалистом общего отдела Администрации города.

16. Оформление командировок сотрудников Администрации города


16.1. Выезд в командировку за пределы города Новошахтинска производится на основании распоряжения Мэра города, либо лица, его замещающего; оформляется соответствующим документом. При выезде в командировку на служебном автомобильном транспорте в распоряжение (постановление) Администрации города на командировку вносится соответствующий разрешающий пункт.

16.2. На основании подписанного распоряжения или постановления общий отдел Администрации города оформляет и выдает под роспись командируемому работнику командировочное удостоверение. Командировочное удостоверение передается на подпись курирующему заместителю Главы Администрации города или управляющему делами.

16.3. Подписанное и удостоверенное печатью командировочное удостоверение является основанием для бухгалтерии на выдачу аванса на командировочные расходы.

16.4. По возвращении из командировки в течение 3 дней (не считая выходных) работник администрации обязан отчитаться в бухгалтерии о командировочных расходах.

16.5. Заместители Главы Администрации города представляют отчеты о проделанной работе в командировках на имя Мэра города.

16.6. Остальные категории работников администрации в течение 5 дней (не считая выходных) предоставляют непосредственному руководителю информацию о проделанной в командировке работе.

17. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ

17.1. Печатание и копирование (тиражирование) документов осуществляется в машинописном бюро, а также непосредственно в структурных подразделениях на компьютерах или пишущих машинах.

17.2. Тексты писем печатаются на лазерном принтере в машинописном бюро на бланках установленного образца.
17.3. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются от работников Администрации города специалистами машбюро с визой начальника или специалиста общего отдела.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, тщательно отредактированы, выполнены фиолетовыми чернилами или синими чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.
Специалист машинописного бюро вправе не принять для печатания материал, написанный или правленый неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или карандашом.
Не принимаются в печать документы, не подписанные автором.

17.4. Отредактированные проекты писем печатаются на простом листе бумаги и только после согласования текста с руководителем, подписывающим документ, оформляются на необходимом бланке через 1,5 интервала.
Материалы, подлежащие дополнительному корректированию, печатаются в одном экземпляре через 2 интервала.

17.5. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляется на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

17.6. Машинописные работы выполняются по двум категориям: срочные, обычные.
Срочные - с визой начальника общего отдела - в течение часа. Обычные - в течение одного дня.
Поручения Мэра города, материалы за его подписью являются внеочередными и печатаются незамедлительно. Материалы, сданные в машбюро после 1650 часов, выполняются на следующий день.
При необходимости машинописных работ в другие сроки разрешение дает начальник общего отдела.

17.7. Тиражирование документов производится работниками Администрации города на множительной технике после согласования заказа с начальником общего отдела и записью в журнале регистрации заказов.
Копирование производится с первых экземпляров (подлинники) отпечатанных материалов или с качественно использованных копий.
Работа с секретными документами ведется службой по мобилизационной подготовке в соответствии с инструкцией «О секретном делопроизводстве».

18. Организация дежурства в Администрации города


18.1. Для оперативного решения вопросов работы автотранспорта, водоснабжения, энергоснабжения, служб жилищно-коммунального хозяйства, торговли и других вопросов, касающихся жизнеобеспечения города, ведется круглосуточное дежурство инспекторами ЕДДС

18.2. Дополнительно дежурство в Администрации города организуется в праздничные и выходные дни из числа заместителей Главы Администрации города, управляющего делами.

18.3. График дежурства составляется общим отделом, который утверждается распоряжением Мэра города.

19. Служебный распорядок в Администрации города


19.1.Вход в здание Администрации города (кроме работников Администрации города) разрешен с 9:00 до 18:00. После 18:00 вход в здание посторонним лицам запрещен.

19.2. В выходные дни пропуск в здание разрешается заместителям Главы Администрации, управляющему делами, руководителям структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации города. Остальным сотрудникам Администрации города - по спискам, заверенным управляющим делами, в его отсутствии - лицом, его замещающим, по заявке руководителя службы.

19.3. Вход в здание обслуживающему персоналу разрешен с 7.00 часов утра.

19.4. Нахождение в здании после 19 часов запрещается всем сотрудникам, кроме заместителей Главы Администрации города, управляющего делами, руководителей структурных подразделений и дежурных лиц.

19.5. Вынос документов, имущества и других ценностей из здания осуществляется с разрешения управляющего делами.

19.6. Вход в здание сотрудникам милиции с оружием и частным лицам, имеющим разрешение на ношение оружия, запрещен, кроме работников поста милиции, фельдсвязи.

19.7. Ключи от всех кабинетов сдаются по окончанию рабочего дня на вахту.

19.8. Обязанность за организацию работы сотрудников Администрации города, соблюдение ими правил внутреннего распорядка возлагается на руководителей структурных подразделений.
В Администрации города действует пятидневная служебная неделя.
- начало работы - 8-00;
- перерыв - с 12-00 до 13-00;
- окончание работы - 17-00;
В предпраздничные дни служебный день заканчивается в 16-00.

19.9. Заместители Главы Администрации города, руководители структурных подразделений обязаны сообщать в общий отдел или в приемную Мэра города об отсутствии в связи с болезнью, о своем месте нахождения во время отсутствия на рабочем месте продолжительностью более 3 часов по другим причинам.
Во всех структурных подразделениях Администрации города уход работников с рабочего места должен производиться с ведома руководителя и записью в журнале, с указанием времени, причины отсутствия и пункта назначения.

19.10. Учет служебного времени сотрудников ведут уполномоченные на то работники. Табель учета служебного времени подписывается руководителем структурного подразделения, проверяется специалистом общего отдела и визируется управляющим делами Администрации города.

19.11. За добросовестное отношение к работе с учетом эффективности и качества работы работники Администрации города могут быть представлены к награждению государственными наградами, Почетными грамотами Администрации области.
По ходатайству руководителя структурного подразделения работник Администрации города может быть премирован и ему оказывается материальная помощь.
Вопросы премирования и оказания материальной помощи работникам Администрации города регламентируются постановлениями и распоряжениями Мэра города.

19.12. За допущенные нарушения трудовой и служебной дисциплины, по предложению руководителя структурного подразделения, к работнику могут применяться меры административного воздействия, вплоть до освобождения от занимаемой должности.

19.13. Материально-техническое обслуживание сотрудников возлагается на общий отдел, который обеспечивает получение канцтоваров, оргтехники по заявкам руководителей структурных подразделений.

19.14. Время ежегодного и дополнительного отпуска за выслугу лет устанавливается для каждого сотрудника в соответствии с Законом о муниципальной службе.
По желанию сотрудников Администрации города, оплачиваемые отпуска могут предоставляться им по частям в течение года.
График отпусков составляется на каждый календарный год в декабре месяце, утверждается Мэром города, согласовывается с профсоюзным комитетом и доводится до сведения работников.

19.15. При увольнении работник Администрации города обязан сдать служебное удостоверение начальнику общего отдела, компьютерную технику – специалисту сектора электронно-вычислительного обеспечения, другие материальные ценности – специалисту по хозяйственно-бытовым вопросам общего отдела, о чем делаются отметки в обходном листе.

19.16. Категорически запрещается дополнительное подключение в комнатах и помещениях электроприборов.

19.17. После окончания рабочего дня все электроприборы отключаются; окна, форточки и двери рабочих комнат и других помещений закрываются.

19.18. В Администрации города действует пятидневная служебная неделя. Выходными днями являются суббота и воскресенье.
        Служебный день в Администрации города начинается в 9:00 и оканчивается в 18:00. В пятницу служебный день оканчивается в 16:45. Продолжительность служебного дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час.

20. Порядок внесения изменений и дополнений в Регламент работы Администрации города

20.1. Предложения по изменению и дополнению регламента работы Администрации города вносятся по инициативе структурных подразделений Администрации города через соответствующего заместителя Главы Администрации города и управляющего делами.

20.2. После согласования предложенных изменений и дополнений заинтересованными сторонами они вносятся в регламент работы Администрации города посредством принятия распоряжения Администрации города по этому вопросу.
Материал размещен: 18.01.2010. / Изменен: 14.03.2017 13:39

Контактные данные
  • Телефон Администрации 8 (86369) 2-28-53
  • Контрольно-оргнизационная поддержка сайта - общий отдел Администрации города 8 (86369) 2-23-94